Eliminar Papeles

[Eric Arthur Blair]

¡Buenas tardes a tod@s!

Me gustaría saber como resolvéis el problema de los papeles en vuestro día a día.

Llevo ya un tiempo dándole vueltas al tema de eliminar papeles dentro del departamento de laboral. ¿Existe alguna forma de que el departamento de nóminas funcione con 0 papeles o con lo mínimo?

Para las nóminas entiendo que lo mejor es utilizar una solución informática que ofrezca el servicio de portal de empleado, y que cada persona descargue su nómina o certificado de retenciones en formato pdf y así evitar imprimir un número ingente de documentos, pero ¿de que forma elimináis papeles en contratos firmados, modelos 145 firmados, partes de IT, embargos, etc...?

A ver si entre todos podemos proponer soluciones que nos permitan reducir el volumen de papeles que generamos.

Saludos.

 

[ikosta]

Todos los documentos que citas debería tenerlos la Empresa correspondiente, no se trata de eliminar papeles, si no de entregar a cada Empresa sus documentos en papel. Escanea y archiva aquellos documentos que consideres que pueden ser necesarios en un futuro.

 

[leguleyo]

Para las nóminas entiendo que lo mejor es utilizar una solución informática que ofrezca el servicio de portal de empleado, y que cada persona descargue su nómina o certificado de retenciones en formato pdf y así evitar imprimir un número ingente de documentos, pero ¿de que forma elimináis papeles en contratos firmados, modelos 145 firmados, partes de IT, embargos, etc...?

Creo que el debate del despacho digital debe ir ligado al de los procedimientos del departamento. Yo soy partidario de imprimir los documentos solamente cuando se van a hacer servir, para posteriormente digitalizarlo y guardarlo en el servidor. Por ejemplo, para un contrato de trabajo yo utilizo la ficha de captura de datos, el contrato en sí, el registro en contrat@ y modelo 145. Lo imprimo todo en papel "reciclado" (el típico con un libro diario por detrás , y cuando el procedimiento de alta ha finalizado (y para mí finalizar es hacer simulación de nómina del alta con el IRPF ya calculado), escaneo todo en un solo documento.

Pues así con todo. Por ejemplo, el embargo nada más llegar ya se puede meter en el programa... Quizás no hace falta ni imprimirlo: metes el importe en el programa, simulas nómina, anotas la incidencia y fuera. Parece una tontería, pero para eliminar papeles va muy bien trabajar con dos pantallas...

El otro caballo de batalla es educar al cliente: en lugar de enviarte 43893893 emails, lo suyo es rellenar una hoja de incidencias a enviar antes del cálculo de nómina y punto. Pero claro, educar es difícil... Con algunos clientes les hemos ofrecido bajar un poco la cuota a cambio de facilitar el trabajo... Y creedme que al final sale ganando el despacho al quitarse trabajo administrativo que pesa como una losa...

 

[Eric Arthur Blair]

¡Hola a tod@s!

Gracias por vuestras respuestas.

ikosta, mi comentario lo hago desde el punto de vista de la Empresa, aunque pienso que es totalmente válido para las Asesorías, ya que todo servicio que pueda añadir valor al cliente, y que satisfaga una necesidad como es la de eliminar papel, conlleva a que nuestros clientes estén más satisfechos con el servicio que reciben.

leguleyo, el tema de los procedimientos de departamento es esencial para trabajar con el menor número de papeles posible, si no los generamos no hace falta eliminarlos  .

Conozco algún tipo de software que tiene acreditación por parte de la AEAT que te permite el escaneo de facturas y eliminar el original en papel, ¿conocéis alguna herramienta de este tipo aplicable al área laboral que permita eliminar documentos en papel como contratos, 145, finiquitos, etc...?.

Por otro lado ¿habéis tenido alguna experiencia con la firma digital de contratos? (a través de DNIe u otro sistema de validación de firma eléctronica).

A ver si recopilamos propuestas para trabajarcon menos papeles. 

¡¡Saludos a tod@s!!