Gestionar el conocimiento en el despacho

[pajarillo]

Buenos días,

No sé vosotros, pero yo cada día estoy más saturado, la avalancha de novedades, boletines, jurisprudencia, artículos de opinión, casuísticas infinitas, criterios interpretativos, obligaciones nuevas todos los días, etc... Cada vez se exige una respuesta más rápida, casi instantánea, y es difícil mantenerse organizado.

Por eso, me gustaría saber si alguno tiene algún sistema de para gestionar el conocimiento en su despacho.

¿Confiáis en la memoria?.
¿Funcionáis con carpeticas de Windows y vais guardando archivos para cada tema?.
¿Usáis un sistema de tags para cada archivo en lugar de un sistema de carpetas?.
¿Usáis algún software específico?.
¿Alguna idea creativa?.
¿Compartís con otros compañeros del despacho de alguna manera?.

 

[Tronchacadenas]

¿Confiáis en la memoria?.
en absoluto, cada vez más pez
¿Funcionáis con carpeticas de Windows y vais guardando archivos para cada tema?.
Si
¿Usáis un sistema de tags para cada archivo en lugar de un sistema de carpetas?.
no
¿Usáis algún software específico?.
el programa de nóminas y libreoffice
¿Alguna idea creativa?.
llevar un registro de todo, mientras menos tenga que confiar en la memoria mejor
¿Compartís con otros compañeros del despacho de alguna manera?.
lo que sea necesario va a carpeta compartida del servidor

 

[VILA100]

Hola

archivos en carpetas bien organizado se encuentra todo fácil… alguna vez el buscar de windows (pocas veces). Formación… dos horas de estudio al día (foro, News de las bases de datos…)….y cuando tengo dudas…internet…base de datos…La memoria…solo una de las fuentes…cada vez de menor relevancia

salu2

 

[Dsoleil]

Hola pajarillo,

¿Confiáis en la memoria?. No.
¿Funcionáis con carpeticas de Windows y vais guardando archivos para cada tema?. Si, por empresa y año.
¿Usáis un sistema de tags para cada archivo en lugar de un sistema de carpetas?. No. Hay formas de buscar archivos que contengan x palabras dentro del documento.
¿Usáis algún software específico?. Delsol
¿Alguna idea creativa? No, pero me gustaría.
¿Compartís con otros compañeros del despacho de alguna manera? compartimos en onedrive.

PAJARILLO, leí sobre tus automatizaciones en uipath. Lo descargué con mucha ilusión sin saber que era necesario tener conocimientos de programación .. chasco total! Ahora me pregunto si me podría ayudar en ello chat gpt. Como lo ves?

 

[pajarillo]

Perdonadme. Estuve pendiente de este hilo un tiempo, y... le perdí el hilo.

Veo que estamos todos un poco igual.

No me importaría explicar un poco el tema de Uipath, pero es que veo difícil mostrar nada, ya que cualquier cosa (relacionada con asesoría) implicaría que se verían datos personales de terceros (CCC´s, NAF´s, DNI´s, nombres, etc.).

Dsoleil, yo no tenía ni idea de programación (y creo que tampoco la tengo todavía), y pude hacer algunas automatizaciones. La forma más fácil es empezar con "UIpath Studio X", que es la versión sencilla.
Es cierto que la mayor parte de información está en inglés, pero hay algunas guías en español en Youtube, y sí, ChatGPT ayuda muchísimo con este programa.

 

[pajarillo]

Voy a compartir algunos programas que a mí me ayudan a agilizar el trabajo:

aText → es un expansor de texto, un clon de textexpander. Con él hago escritos, tengo todas mis plantillas de firmas de email (para cuando mando contratos, despidos, temas de prestaciones, etc.). También correcciones de ortografía que se aplican en los programas de ordenador que yo seleccione. Además, he creado un fragmento para cuando tengo que cambiar fechas de alta en masa en A3, es decir, por ejemplo, escrito 27, y automáticamente se escribe en A3nom 27032023, y cosas así.

UIpath.

GPTchat 4.0 → hay que saber qué preguntarle, puede meter la pata bastante, pero para pedir cosas como modelos, plantillas, sugerencias sobre cómo responder a emails delicados, resumir textos, cambiar el tono de un texto, ayuda con UIpath y Macros de Excel, está bien.

Keepass → gestor de contraseñas cifrado.

ShareX → el mejor capturador de pantallas que hay, hiperconfigurable, y hasta graba video de la pantalla.

Portal NEOS → para gestionar las notificaciones de clientes.

Bilky → un portal online para asesorías laborales (y fiscales) para ofrecer a los clientes y que lo tengan todo en su zona privada. Lo mejor es que es muy económico. Y también lleva consigo una zona privada para los trabajadores, de manera que se les pueda enviar allí toda su documentación. Permite registrar la jornada, y enviar sin coste comunicaciones fehacientes a los trabajadores.

RecentX → Un acelerador de navegación en windows. Con una combinación de teclas, puedo acceder rapidísimo a archivos, carpetas, e incluso programas y páginas web, de manera que me ahorro mucho tiempo de navegación por las carpetas de windows buscando cosas.

Jotform → para confeccionar formularios online. Con ellos las empresas (las que quieren, claro) me mandan datos de altas, despidos, infracciones de trabajadores, bajas médicas. Lo bueno es que te llega la información bien estructurada, y los formularios los hemos ido puliendo con los años, de manera que no se deja nada al azar.

Unlockpdf → para quitar la protección a pdf con candado.

Sedja.com → para firmar directamente online documentos (firma que parece manuscrita) sin tener que imprimir, firmar, y escanear.

lookscanned.io → para hacer que un documento parezca escaneado.

Trello → un gestor de proyectos y tareas, aun estoy evaluándolo.

Veeambackup → Recomendado por nuestro informático para las copias de seguridad automáticas. Además tenemos 2 NAS, uno en el despacho, a donde Veam manda las copias diarias, y otro está en mi casa y cada noche se sincronizan ambos NAS.

Y me dejo algunos, pero me reclama la rubia

 

[pajarillo]

¿Conocéis el sistema Zetelkasten para gestionar el conocimiento en nuestro sector?.

¿Alguien que aplique el método GTD?.

 

[MiriamSR]

Ufff pajarillo!! Me dejas alucinada!! Me falta tiempo para aparte de estudiar la normativa ponerme a trastear como funcionan programas. Entiendo que trabajas en una asesoría grande verdad? Yo me he quedado con plantillas en Word y datos en Excel, pero entiendo que el futuro nos obligará a buscar otras soluciones que nos hagan más fácil el trabajo diario. Gracias por tus aportaciones

 

[pajarillo]

Buenas. Yo diría que la nuestra es una asesoría mediana. Si alguien quiere ayuda de cómo manejar alguno de estos programas estoy disponible (uipath lo veo un poco complicado por lo ya dicho).

Pero si los demás tenéis sistemas o métodos para agilizar el trabajo, agradeceré cualquier aportación.

 

[Leovigildo]

¿Confiáis en la memoria?.
Sí, pero todo lo que apunte o prevea en mis dos agendas semanales a mano, mejor. Sobre formación, todos los boletines diarios y semanales gratuitos que encuentro, este foro que ayuda bastante, y en legislación tiro mucho de abogados.
¿Funcionáis con carpeticas de Windows y vais guardando archivos para cada tema?.
Sí, además me hago esquemas y cuadros con todos los convenios.
¿Usáis un sistema de tags para cada archivo en lugar de un sistema de carpetas?.
Correcto
¿Usáis algún software específico?.
No
¿Alguna idea creativa?.
Acierto y error.
¿Compartís con otros compañeros del despacho de alguna manera?.
Mis compañeros casi todos son de contabilidad, u otras carreras que no tienen mucho que ver con laboral. Yo se porque acabe la FP e hice prácticas en departamento de personal.

 

[pajarillo]

Probad Chatpdf, permite añadir archivos pdf de hasta 120 páginas, y al estar conectado a Chatgpt puedes preguntarle cosas (no se las inventa como ChatGPT, ya que se ciñe al documento subido).

Yo lo he utilizado para subir un convenio y preguntarle cosas como cual es el periodo de prueba, o si existe normativa supletoria, y cosas así.
También lo he utilizado para subirle la convocatoria de ayudas a la contratación indefinida que acaba de salir en Murcia, y le he dicho que me haga un resumen para enviarlo como circular.
También podría subirse por ejemplo, una demanda, y que te diga la parte demandante y la demandada, la indemnización que pide, en fin, las posibilidades son enormes...

La versión gratuita esta muy capada, pero vamos, con toda seguridad saldrán clones de esto, incluso para correrlos en modo local sin restricciones.