Aunque no estoy al día (bueno, me suena de lo comentado por aquí, pero como no me ocupo, al menos directamente de estos trámites...) sobre las novedades (no tan nuevas, pero es que repito, llevo años desconectado de esto) sobre los trámites en filiación en casos de excedencias voluntarias (códigos de inactividad y, especialmente para el caso de no reincorporación) y yo siempre he sido de los que dejaban que transcurriera el tiempo, eso sí controlando fechas de vencimiento, pero para nada alertando por propia iniciativa al trabajador en excedencia que le vencía el plazo (que, siempre lo he dicho, depende de cada empleado, pero las excedencias para mí son como un grano en salva sea la parte, por tanto, a quien se le pase el plazo, mala suerte!), si la excedencia vence en agosto, ¿por qué quieres ir ya moviendo el tema? ¿tienes la seguridad de que el trabajador en excedencia te va a firmar la baja voluntaria? (repito, el mero hecho de que no solicite la reincorporación en plazo implica el fin de la excedencia y olvidarte del tema, y no me preocupa si le he de hacer una carta un año más tarde o cuando sea porque se lo pida el SEPE, pero no tiento la suerte). Tal vez conoces bien su caso y a la persona, pero igual le genera suspicacias que unos meses antes precisamente la empresa le este sugiriendo que firme ya una carta renunciando a su reincorporación (¿estás pensando en que deje ya sin efecto la excedencia o que adelante ya y de forma expresa su no reincorporación?). ¿Qué interés puede tener el trabajador en hacer esa renuncia anticipada a su expectativa de derecho? Partes de la base de que no le va a interesar reincorporarse porque está ya trabajando... en las excedencias voluntarias que yo conozco en la inmensa mayoría son precisamente para trabajar en otro sitio. Son, en realidad, una baja voluntaria pero con un "por si acaso" (si la cosa no me va mal, tengo una expectativa de poder volver a mi antigua empresa (y como eso no depende de que justo haya vacante adecuada justo cuando yo solicite la reincorporación, pero sí de que la solicite en plazo).
En fin, como digo, nosotros sí que llevamos un control de los vencimientos, y los tenemos en cuenta, pero no para avisar a los excedentes, eso es ya responsabilidad de ellos.