FRUSTRADA con la perdida de tiempo (gestion de incidencias y nóminas)

[CarmenE]

Hola a todos,

Vengo a compartir mi frustración y quizás, a encontrar una solución a ella gracias a vosotros

Llevo un año trabajando en el departamento laboral de un despacho, gestionando incidencias de varios clientes (altas, despidos, bajas, nóminas...). El caso es que me satura la cantidad de información que recibo cada día (mil emails, llamadas, whatsapps...) La información nunca está completa y pierdo muchísimo tiempo enviando emails hasta tener lo que necesito, luego que si hay que rectificar, mil errores...

Además, la organización en mi despacho es a través de un excel donde vamos apuntando las incidencias que llegan y las tachamos cuando están hechas, pero me parece muy manual, ¿no hay alguna app que haga ya esto?

En fin, está todo bastante descontrolado y pierdo mucho tiempo en tareas repetitivas. ¿Como os gestionáis vosotros? ¿Utilizáis algún programa informático? ¿Y con vuestros clientes?
Necesito consejos!

 

[Nana]

Hola Carmen

Primero, debes organizarte bien como quieres trabajar y ser más eficiente y, en base a eso, educar a tus clientes, es un golazo pero al final luego lo agradeces.

Las llamadas e email son pan de cada día, las llamadas lo más breves posible, y los email en orden de urgencia.

Tema WhatsApp: NO NO NO NO NUNCA JAMAS PROHIBIDO, la información siempre por email o teléfono, y por supuesto dentro de tu jornada laboral.

Quizás al primero que debas educar es a tu jefe y a tus compañeros.

Cuántos sois en el departamento y cuál es la cartera? Si sois menos de tres y menos de 80 clientes el tema Excel lo veo factible..

Si sois más de todo, quizá lo mejor sea que cada compañero gestione su propia cartera.

Lo importante es que la opción que escojáis os permita ser eficientes y proactivos, pero lo más importante, la educación al cliente.

Personalmente, me ha dado años de vida

 

[CarmenE]

Muchas gracias por tu respuesta Nana! Lo del WhatsApp se tiene que acabar ya de ya, estoy muy de acuerdo!

Nosotros somos un despacho algo más grande, 5-6 en laboral y algo más de 140-150 clientes. Normalmente cada uno lleva sus clientes pero apoyamos a los demas si no están o lo necesitan y ese excel nos sirve para ver qué falta por hacer, repartir trabajo... pero claro, no es lo mejor....

Lo de "educar" a mi jefe, me da un poco de cosa ahora mismo, soy la última en llegar, aunque si tuviera una propuesta más clara de como hacerlo igual me animo ¿Cómo os gestionas en tu despacho?

Y lo de educar al cliente me interesa mucho, soy todo oidos, cuentame más!

 

[reb]

Yo tengo un cliente que cualquier cosita simple que recibe al mail o correo ordinario, nos la trae a la asesoría y quiere que se lo expliquemos como a un niño pequeño.
Brutal

 

[toni]

Ya me daba yo con un canto en los dientes si fueramos 5-6 en laboral. Estoy yo solo y actualmente gestiono unas 150 empresa y 2000 nominas, ahora a partir de octubre con el fin del verano bajan las empresa y nominas un 30% aproximadamente. Lo de educar al cliente, pues lo veo dificil aunque NANA sea un encanto y los tenga a todos "hechizados con su Unicornio", pero no olvides una cosa, esta profesion es muy desagradecida y algun "yo te pago para que hagas lo que te pido" te puede caer...

 

[CHARO]

Ya me daba yo con un canto en los dientes si fueramos 5-6 en laboral. Estoy yo solo y actualmente gestiono unas 150 empresa y 2000 nominas, ahora a partir de octubre con el fin del verano bajan las empresa y nominas un 30% aproximadamente. Lo de educar al cliente, pues lo veo dificil aunque NANA sea un encanto y los tenga a todos "hechizados con su Unicornio", pero no olvides una cosa, esta profesion es muy desagradecida y algun "yo te pago para que hagas lo que te pido" te puede caer...

Madredelamor eres un crack!!!! yo tengo más o menos esas empresas con menos de la mitad de las nómina y somos dos

 

[Sergei]

Díficil acabar con el whatsapp, una vez tienen tu número... ayer pedí copia de un recibo de autónomos y la respuesta fue un audio de 4 minutos y medio.
No te puedo ayudar en tema organización, soy también "Juan Palomo" como Toni y lo hago todo yo (aunque a escala muy inferior que no soy tan máquina).

 

[toni]

Madredelamor eres un crack!!!! yo tengo más o menos esas empresas con menos de la mitad de las nómina y somos dos

No se si soy un crack, pero que un dia de estos me va a cojer un catacrack y me va a dar un jamacuco...
Al estar en zona costera-turistica llevo mucha hosteleria y pequeños comercios. Las grandes empresas con muchos trabajadores no me dan casi faena al estar todos fijos... alguna it o maternidad y poco mas. Los que dan trabajo son las temporales.

 

[toni]

Díficil acabar con el whatsapp, una vez tienen tu número... ayer pedí copia de un recibo de autónomos y la respuesta fue un audio de 4 minutos y medio.
No te puedo ayudar en tema organización, soy también "Juan Palomo" como Toni y lo hago todo yo (aunque a escala muy inferior que no soy tan máquina).

Cundo estube teletrabajando desde casa a muchos clientes les di mi movil. Cuando volvi al trabajo los bloquee a todos, me llamaban a la oficina diciendo que mi movil no funcionaba y les dije que nada, que si querian algo que llamaran a la oficina, que mi movil es personal, no del trabajo, que si les de mi numero fue por algo excepcional.

 

[Tronchacadenas]

Ya me daba yo con un canto en los dientes si fueramos 5-6 en laboral. Estoy yo solo y actualmente gestiono unas 150 empresa y 2000 nominas, ahora a partir de octubre con el fin del verano bajan las empresa y nominas un 30% aproximadamente. Lo de educar al cliente, pues lo veo dificil aunque NANA sea un encanto y los tenga a todos "hechizados con su Unicornio", pero no olvides una cosa, esta profesion es muy desagradecida y algun "yo te pago para que hagas lo que te pido" te puede caer...

Madre mía..afrontar en soledad 2000 nóminas con todos los problemas potenciales que se dan (algunos piensan que con darle al botón de calcular nóminas ya está todo hecho)

Mis respetos y admiración

 

[Nana]

Muchas gracias por tu respuesta Nana! Lo del WhatsApp se tiene que acabar ya de ya, estoy muy de acuerdo!

Nosotros somos un despacho algo más grande, 5-6 en laboral y algo más de 140-150 clientes. Normalmente cada uno lleva sus clientes pero apoyamos a los demas si no están o lo necesitan y ese excel nos sirve para ver qué falta por hacer, repartir trabajo... pero claro, no es lo mejor....

Lo de "educar" a mi jefe, me da un poco de cosa ahora mismo, soy la última en llegar, aunque si tuviera una propuesta más clara de como hacerlo igual me animo ¿Cómo os gestionas en tu despacho?

Y lo de educar al cliente me interesa mucho, soy todo oidos, cuentame más!

Somos dos en el despacho, llevamos unos 130 clientes y 1000 nominas aprox; llevamos todo de todo, no tenemos reparto de carteras aunque algunas especiales me tocan a mi siempre (ya sabes, la magia del unicornio)

Lo más importante es una buena planificación y organización, ir llevando al día las cosas y así, cuando llegan los marrones, no colapsar (esto en papel queda muy chulo pero llevarlo a la realidad es otro tema, jajaja)

Da igual que seas la ultima en llegar, hazte valer, con educación y proponiendo las cosas desde un punto de vista más eficiente, dudo que tu jefe no lo reciba. Si eso, habla con tu jefe de departamento antes, proponle las ideas y ya que sois varios en el departamento, si aportáis entre todos, llegareis a ser más eficientes y luego llevárselo al líder supremo. Considero que una buena base de departamento hace mucho. Al principio los cambios pueden generar un poco de tensión pero chica, que es la vida sin emociones??? Que ya no tenemos pandemia y confinamiento que nos emocione

A los clientes se les educa a base de:

- respeto en dos direcciones
- empatía (hay días que todos tenemos malos)
- que respeten tus horarios, sí, "trabajas" para ellos, pero no eres un esclavo
- guiándole en todo momento (llegará un momento en el que se fíen totalmente de ti y dejen de darte la brasa)
- diciéndoles lo que está mal, por qué y las consecuencias
- teniendo carácter, no ser maleducado pero demostrarles que no eres su muñeco de trapo. Efectivamente hay que tragar muchas veces pero otras no
- y PACIENCIA

Ya me daba yo con un canto en los dientes si fueramos 5-6 en laboral. Estoy yo solo y actualmente gestiono unas 150 empresa y 2000 nominas, ahora a partir de octubre con el fin del verano bajan las empresa y nominas un 30% aproximadamente. Lo de educar al cliente, pues lo veo dificil aunque NANA sea un encanto y los tenga a todos "hechizados con su Unicornio", pero no olvides una cosa, esta profesion es muy desagradecida y algun "yo te pago para que hagas lo que te pido" te puede caer...

Eres mi ídolo, el unicornio ha visto este nivel de trabajo y se ha bajado a por un copazo a la cuadra

Y lo de "te pago para que..." muchas veces me ha caído, me he puesto la cremallera, eso sí, diciendo antes las consecuencias y cuando han llegado los lamentos, me he hinchado tanto como la Tia Marge en Harry Potter, y mientras me lloraban con el "ay que me han pillado" en mi cabeza sonaban las Valquirias

Tía Marge

 

[CarmenE]

Toni, eres un auténtico crack! Pero como puedes llevar tu sólo 2000 nominas? Tienes que ser un mago de la organizacion!

Ya me daba yo con un canto en los dientes si fueramos 5-6 en laboral. Estoy yo solo y actualmente gestiono unas 150 empresa y 2000 nominas, ahora a partir de octubre con el fin del verano bajan las empresa y nominas un 30% aproximadamente. Lo de educar al cliente, pues lo veo dificil aunque NANA sea un encanto y los tenga a todos "hechizados con su Unicornio", pero no olvides una cosa, esta profesion es muy desagradecida y algun "yo te pago para que hagas lo que te pido" te puede caer...

 

[NOEMI]

desde luego que sí, Toni no te quites mérito.... lo que tu haces es para ponerte un monumento en la china....eres lo mas en serio.... tus jefes tienen contigo un diamante en bruto....
yo creo que el departamento laboral siempre será un problema, se cobra poco y se trabaja muchísimo cada vez mas, yo en mi caso se cobra una castaña a los clientes entonces claro necesitamos mil empresas para poder llegar y cada vez es mas, pero parece que nadie se da cuenta... yo en mi caso todo es una castañota, no cuesta nada, ba!!! mujer si son dos minutos, estoy hasta (no voy a decir donde) de oir eso.... pero..... es lo que hay.... como dice mi amigo Toni en otra vida seré monje budista y me dedicaré a la vida contemplativa....

 

[toni]

Ya te digo Noemi... Tienes mas o menos claro lo que hemos hablado por mail?

 

[toni]

Toni, eres un auténtico crack! Pero como puedes llevar tu sólo 2000 nominas? Tienes que ser un mago de la organizacion!

Creo que hay un refran que dice mas o menos "mas sabe el diablo por viejo que por diablo" o algo asi. Llevo mas de 30 años en esto, creo que ya son 34 y tanto la organizacion como la paciencia (que a mi ya no me queda) es fundamental...

 

[CarmenE]

Somos dos en el despacho, llevamos unos 130 clientes y 1000 nominas aprox; llevamos todo de todo, no tenemos reparto de carteras aunque algunas especiales me tocan a mi siempre (ya sabes, la magia del unicornio)

Lo más importante es una buena planificación y organización, ir llevando al día las cosas y así, cuando llegan los marrones, no colapsar (esto en papel queda muy chulo pero llevarlo a la realidad es otro tema, jajaja)

Da igual que seas la ultima en llegar, hazte valer, con educación y proponiendo las cosas desde un punto de vista más eficiente, dudo que tu jefe no lo reciba. Si eso, habla con tu jefe de departamento antes, proponle las ideas y ya que sois varios en el departamento, si aportáis entre todos, llegareis a ser más eficientes y luego llevárselo al líder supremo. Considero que una buena base de departamento hace mucho. Al principio los cambios pueden generar un poco de tensión pero chica, que es la vida sin emociones??? Que ya no tenemos pandemia y confinamiento que nos emocione

A los clientes se les educa a base de:

- respeto en dos direcciones
- empatía (hay días que todos tenemos malos)
- que respeten tus horarios, sí, "trabajas" para ellos, pero no eres un esclavo
- guiándole en todo momento (llegará un momento en el que se fíen totalmente de ti y dejen de darte la brasa)
- diciéndoles lo que está mal, por qué y las consecuencias
- teniendo carácter, no ser maleducado pero demostrarles que no eres su muñeco de trapo. Efectivamente hay que tragar muchas veces pero otras no
- y PACIENCIA



Eres mi ídolo, el unicornio ha visto este nivel de trabajo y se ha bajado a por un copazo a la cuadra

Y lo de "te pago para que..." muchas veces me ha caído, me he puesto la cremallera, eso sí, diciendo antes las consecuencias y cuando han llegado los lamentos, me he hinchado tanto como la Tia Marge en Harry Potter, y mientras me lloraban con el "ay que me han pillado" en mi cabeza sonaban las Valquirias

Tía Marge

Nana, contigo da gusto, gracias de nuevo por la explicación. Encima, fan de Harry Potter, no me puedes caer mejor!

Tienes toda la razón en la relación con el cliente, hay que respetarse más y, a veces, yo he dado demasiada confianza (ejem ejem, mi whatsapp). Me lo apunto e intentaré aplicarlo.

La organización y planificación es otro gran tema. Mi novio es programador y dice que lo normal sería poder automatizarlo de alguna manera, que hacemos muchas tareas repetitivas e ineficientes (es fácil decirlo para el, en su empresa utilizar un programa para estas cosas es habitual)

Me ha dicho que ellos usan un programa que se llama Jira, donde ponen las tareas de todos, añaden notas y lo van moviendo segun se acaban las tareas para empezar con otras. ¿Alguien tiene experiencia con algo similar?

Me parece interesante, pero me gustaria que fuera mas automatico y específico de nuestro día a día (tener la información completa del empleado, tipo de IT, tareas que hacer...)

"Crucio" a la perdida de tiempo! (Esto es para Nana, como Potterhead me entenderá)

 

[Sergei]

Creo que hay un refran que dice mas o menos "mas sabe el diablo por viejo que por diablo" o algo asi. Llevo mas de 30 años en esto, creo que ya son 34 y tanto la organizacion como la paciencia (que a mi ya no me queda) es fundamental...

El día que no estés tendrán que contratar a 3 para hacer tu trabajo...

 

[Nana]

El día que toni se jubile, se darán cuenta de varias cosas, entre ellas:

- lo MUCHISIMO que vale
- la MIERDA que comemos en laboral
- como se han aprovechado de él, que les ha sacado trabajo por 3

Espero que como mínimo te den un buen premio de jubilación exento de IRPF

CarmenM, más que crucio yo haría un avada kedavra ; si lees post pandemicos verás que soy Potterhead, Team Star Wars, Stark-Targarian-Lannister lover, etc; vamos, una señorita friki en toda regla

 

[MarLo]

Ya me daba yo con un canto en los dientes si fueramos 5-6 en laboral. Estoy yo solo y actualmente gestiono unas 150 empresa y 2000 nominas, ahora a partir de octubre con el fin del verano bajan las empresa y nominas un 30% aproximadamente. Lo de educar al cliente, pues lo veo dificil aunque NANA sea un encanto y los tenga a todos "hechizados con su Unicornio", pero no olvides una cosa, esta profesion es muy desagradecida y algun "yo te pago para que hagas lo que te pido" te puede caer...

Dios mío, Toni...!! eres la leche. Yo estoy solo con un 1/3 de eso y no doy. ¿Cómo haces con las vacaciones, quién te cubre? También llevo mucha hostelería y me superan las continuas modificaciones de jornada, numerosas altas y bajas, contratos temporales, plantillas poco estables, altas tarde mal y arrrastro, conflictividad máxima entre trabajadores y empresas... Como ya comentasteis requisitos fundamentales: organización y paciencia. Mis listas de tareas diarias son fundamentales, tachando y pasando al día siguiente, tachando y pasando al día segiente. siempre a la vista el listado de vencimientos de contrato. Sobre la paciencia: Hasta ahora mis compañeros de fiscal me decían que me merecía un monumento. Pero después de gestionar 40 ertes y ciento y pico de prestaciones de autónomos (tres veces en un año) ya vieron como mandé a tomar aire a un par de ellos: a esos que siempre aprietan para que hagas algo que sabes que no hay por donde cogerlo, porque eso es lo que peor llevo, ser como la última barrera entre lo que se puede hacer y lo que les gustaría hacer (muchos se creen que si te la cuelan a ti ya está todo arreglado). Ah, bueno, y las vacas. No recuerdo la última vez que cogí más de dos días seguidos sin estar disponible.

 

[toni]

La palabra vacaciones no esta en mi vocabulario hace años.... No creo que se han aprovechado de mi, cierto es que he tenido 3 "ayudantes" pero no han aguantado la presion y se fueron como alma que lleva el diablo. Es lo que hay y siempre he intentando hacer mi trabajo lo mejor posible. Tengo el respeto de mis compañeros y mis 3 jefes, pero lo mejor es que tengo el respeto de mis clientes (aunque he mandado a mas de uno a la mierda, sobre todo con el tema ERTES). Tengo algunos clientes que no quieren que me jubile, que cuando me jubile se cambian de despacho y yo ya les voy diciendo que busquen otra despacho ya, que en cuanto pueda me jubilo....
Marlo, yo he gestionado 100 ERTES, coji el puto bicho aunque lo pase en casa, nunca en estos años lo he pasado tan mal como estos 2 ultimos años, al igual que muchos de vosotr@s. Pero una cosa en cierta, a pesar que tengo que cuadrar muy mucho mis vacaciones (maximo 5 dias seguidos y el portatil detras) tengo algunos privilegios en la empresa, cobro mas que nadie y todos lo saben, no estoy sujeto a un horario fijo como los demas compañeros y si un dia no me apetece ir a la oficina no voy sin tener que avisar antes, pero saben que estoy conectado 7 dias a la semana 24 horas y algun que otro privilegio mas. Esta profesion es asi nos guste o no y, como a dicho mi amiga Noemi, en la proxima vida me hago monje budista y me largo al tibet con mis perretes...
PD: menos mal que tenemos a NANA y ahora a CarmenM, menudas frikis....