Es un clásico y temo repetirme pero esa comprobación hay que hacerla mes a mes o, al menos en los meses de abril, julio y octubre.
Claro que hay que "retener lo que toca" pero en todo momento, no es cuestión de tratar de cuadrar todo de golpe a fin de año.
Desde inicio de año hay que calcular las retenciones que corresponden en base a una previsión (con criterio) de la totalidad de ingresos y gastos hasta final de año o, en su caso, hasta el fin de, la vigencia del contrato (respecto a los conceptos variables, salvo causa justificada, se toman como referencia los percibidos durante el año anterior) y en base a la situación personal del trabajador en ese momento (hijos, discapacidad...).
Y se "regulariza" cuando haya motivo para hacerlo; las causas son tasadas, para que varíe la retención debe existir una variación, ya sea respecto a la previsión de ingresos (cambio del salario fijo, variables percibidos que superan a los del año anterior, incremento en la previsión de gastos, cambio en la situación personal, cambio de jornada o contrato...) y hay que regularizar cuando ese cambio se produce (o lo reporta el trabajador si es respecto a su situación personal), es decir, antes del cierre de la nómina inmediata a ese cambio o causa de regularización, aunque la norma permite concentrar esas regularizaciones en los meses de abril, julio y octubre.
Fijaos que no menciona diciembre.
Y es que en diciembre solo deberíamos regularizar por causas (de las tasadas) que se hayan producido desde el cierre de la última nómina. En diciembre solo puedo regularizar por causas (repito, de las tasadas) acontecidas tras el cierre de la nómina de noviembre.
Y recordemos que "por si me he desviado" (o porque de inicio he puesto la retención que me ha parecido oportuno pero sin más criterio o rigor o porque no me he preocupado de regularizar en tiempo y forma cuando existía causa para hacerlo...) no es una de las causas de regularización de las retenciones.
En este sentido, se suele hacer un uso anómalo de la causa de regularización que contempla el programa de Hacienda y algunos programas de nómina "Otras Causas". Parece que sirve como "comodín del público", para tratar de cuadrar las retenciones globales teóricas y a destiempo, pero no, "Otras Causas", si revisamos las instrucciones del propio programa, está prevista para situaciones muy, muy concretas, y en ningún caso para conseguir ese cuadre (indebido) en cualquier momento y especialmente típico a fin de año.
Pero hacer las cosas bien no es tan difícil. Cualquier programa de nómina mínimamente decente y bien parametrizado lo hace (aunque normalmente implique que regularmente, repito, cada mes o, alternativamente, en los meses de abril, julio y octubre, le demos a la "teclita" que verifica en que casos existe causa de regularización y actualiza el porcentaje de retención).
Yo, cuando gestionaba la nómina, solía generar ese "fichero de cuadre" en diciembre a través del programa de nómina, pero no necesariamente para aplicar esas retenciones teóricas. Como simple referencia, por si existian desviaciones de cierta entidad, comprobar el motivo y posibles incidencias. Como, partiendo de una previsión de inicio rigurosa, había ido regularizando (bueno, el programa, si yo le daba a la teclita) en los casos que tocaba hacerlo y cuando tocaba hacerlo, o no había desviaciones o eran mínimas, pero, aún existiendo alguna desviación (repito, "teórica") si comprobaba que las retenciones realizadas a lo largo del año eran correctas, no modificaba nada (porque, además, ese verificación la hacía tras regularizar todas las retenciones que tuvieran alguna causa de regularización ocurrida tras el cierre de la nómina de noviembre, y que, como digo, deberían ser las únicas regularizaciones que se pueden hacer en diciembre.
Siento el ladrillo, además, pero es con mejor intención
